ORGANISATIONS-, VERWALTUNGS- UND KONTROLLMODELL
Verabschiedet mit Beschluss des Verwaltungsrats von Frette am 28. März 2018
Überarb. 03/2018
MISSION UND ETHISCHE VISION
Qualitätssuche, Authentizität, Schönheit, Leidenschaft, Liebe zum Detail sind einige der Elemente, die den Erfolg der Produkte von Frette in Italien und weltweit erklären. Integrität, Ehrlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Transparenz sind die Werte, die die jahrhundertelange Geschichte dieses Erfolgs erklären.
Die Firma Frette Srl (im Folgenden „Frette“ oder die „Gesellschaft“) ist sich bewusst, dass ihre Tradition der Exzellenz und ihre ethischen Werte einen Vermögensschatz darstellen, auf dem die aktuelle und zukünftige Entwicklung ihrer Tätigkeiten bauen muss.
DER ETHIKKODEX VON FRETTE
Der Ethikkodex enthält alle Verhaltensgrundsätze und -regeln, die die Organisation und die Tätigkeit von Frette kennzeichnen.
Der Ethikkodex von Frette unterstreicht auf klare und transparente Weise die Werte, von denen sich Frette bei der Verfolgung ihrer Ziele leiten lässt, die Bedeutung der ethisch-sozialen Verantwortung bei der Führung der Geschäfte und Betriebstätigkeiten, sowie das konstante Engagement für die Beachtung der berechtigten Interessen aller Stakeholder und der Gemeinschaften, in denen die Gesellschaft tätig ist.
Der Ethikkodex von Frette vermittelt die Inhalte und Grundsätze, die auf Gruppenebene verabschiedet wurden, und wird außerdem durch das Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell integriert und koordiniert sich damit, das von der Gesellschaft im Sinne von Dekret 231/2001 angewendet wird. Er stellt damit auch ein Hilfsmittel zur Vorbeugung widerrechtlicher Verhaltensweisen dar.
1. ANWENDUNGSGEBIET
Die Verhaltensgrundsätze und –regeln des Ethikkodex von Frette sind für Geschäftsführer, Führungskräfte, Beschäftigte, Agenten und Mitarbeiter bestimmt, die aus irgendeinem Grund und unabhängig vom Vertragsverhältnis für die Gesellschaft tätig sind (im Folgenden die „Empfänger“).
Insbesondere sind die Mitglieder der Geschäftsleitung und des Managements der Gesellschaft verpflichtet, sich von den Werten und Grundsätzen des Kodex anleiten zu lassen, wenn sie die Ziele festlegen, die verfolgt werden sollen, wenn sie Investitionen vorschlagen und Projekte ausführen, sowie bei allen anderen Entscheidungen oder Handlungen, die mit der Verwaltung der Gesellschaft zusammenhängen; gleichermaßen müssen sich die Führungskräfte bei der konkreten Ausführung der Geschäftsleitungstätigkeiten an die gleichen Grundsätze halten. Dies sowohl betriebsintern, um den Zusammenhalt und den Sinn für gegenseitige Zusammenarbeit zu stärken, als auch gegenüber Drittpersonen, die mit der Gesellschaft in Kontakt kommen.
Die Beschäftigten und Mitarbeiter der Gesellschaft, sowie die Partner bei Geschäftsbeziehungen und all jene, die direkt oder indirekt mit Frette stabile oder vorübergehende Beziehungen und Verbindungen eingehen oder auf irgendeine Weise an der Verfolgung deren Ziele arbeiten, sind verpflichtet, ihr Verhalten an die Bestimmungen des Ethikkodex anzupassen.
Der Ethikkodex ist insbesondere ein Bestandteil des Arbeitsverhältnisses, und die Einhaltung seiner Vorschriften muss als wesentlicher Bestandteil der Pflichten der Beschäftigten von Frette betrachtet werden. Für die anderen Empfänger stellt die Einhaltung des Ethikkodex eine wesentliche Voraussetzung für den Aufbau und/oder die Fortsetzung eines beruflichen /Zusammenarbeitsverhältnisses mit Frette dar.
2. GRUNDSÄTZE UND WERTE VON FRETTE
Im Folgenden werden die ethischen Grundsätze und die grundlegenden Werte aufgeführt, an die sich Frette hält und an die sich alle Empfänger des Ethikkodex halten müssen.
2.1 Einhaltung des Gesetzes
Frette erkennt die Einhaltung der Gesetze, der Regelungen und im Allgemeinen der in allen geografischen Bereichen, in denen die Firma tätig ist, geltenden Vorschriften als unerlässlichen Grundsatz an.
2.2 Ehrlichkeit und Korrektheit. Fairer Wettbewerb
Die Beziehungen mit den Stakeholdern der Gesellschaft, sämtliche durchgeführten Tätigkeiten und Vorgänge und im Allgemeinen das Verhalten, das bei der Erbringung der Tätigkeiten der Gesellschaft zutage gelegt wird, muss auf den Grundsätzen der Korrektheit, Transparenz, Ehrlichkeit, Zusammenarbeit, Loyalität und des Respekts voreinander basieren.
Ehrlichkeit ist der wesentliche Grundsatz für alle Tätigkeiten der Gesellschaft und stellt ein Element dar, das bei der Betriebsverwaltung unerlässlich ist.
Gemäß den Vorschriften zum Schutz des Wettbewerbs verpflichtet sich Frette, sich an das Prinzip des korrekten und fairen Wettbewerbs zwischen Unternehmen beim Erreichen der jeweiligen Ziele zu halten.
2.3 Zentrale Stellung des Menschen
Frette fördert die Achtung vor der körperlichen Unversehrtheit und der kulturellen Identität der Person und begünstigt die persönliche und berufliche Entwicklung des Personals.
Forderungen oder Drohungen, die Menschen zu Verstößen gegen das Gesetz und den Ethikkodex oder zu Verhaltensweisen verleiten sollen, die gegen die moralischen und persönlichen Überzeugungen und Vorlieben eines jeden einzelnen verstoßen, werden nicht toleriert.
Frette versichert sich, dass bei allen ihren Tätigkeiten die geltenden Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften eingehalten werden und garantiert Arbeitsbedingungen, bei denen die individuelle Würde beachtet wird.
Frette fördert und respektiert die Menschenrechte gemäß der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der UNO.
2.4 Keine Diskriminierung
Frette verpflichtet sich, jede Diskriminierung wegen Alter, Geschlecht, Sexualität, Gesundheitszustand, Volksgruppe, Nationalität, politischen Anschauungen und religiösen Überzeugungen bei allen Entscheidungen zu vermeiden, die die Beziehungen mit ihren Stakeholdern beeinflussen.
Das Verhalten der Beschäftigten am Arbeitsplatz ist durch Achtung der Person und Würde sowie der physischen und psychischen Integrität der Kolleginnen und Kollegen wie der Nutzerinnen und Nutzer geprägt. Die Beschäftigten haben sich jeder willkürlichen Handlung zu enthalten, die negative Folgen für Kolleginnen oder Kollegen oder deren Diskriminierung zur Folge hätte, gleich ob jene Diskriminierung aufgrund des Geschlechts der betreffenden Person erfolgte oder auf Grundlage deren Nationalität, ethnischen Herkunft, Sprache, Religion, ihres Glaubens, ihrer allgemeinen oder politischen Ansichten, ihrer Zugehörigkeit zu einer nationalen Minderheit, einer Behinderung, sozialen oder gesundheitlichen Einschränkung oder besonderen Verletzlichkeit jener Person, ihres Alters oder ihrer sexuellen Orientierung. Die Beschäftigten unterlassen jegliches unangebrachte Verhalten, das heißt sie unterlassen es, die Person, Würde oder physische oder psychischen Integrität anderer durch Verhaltensweisen, Worte, schriftliche Äußerungen, Gesten oder absichtliche Handlungen zu verletzen. Die Leitung der Frette sorgt im Rahmen der ihr zur Verfügung stehenden Mittel für ein angenehmes Betriebsklima, das die Zusammenarbeit der Beschäftigten untereinander und mit unseren Geschäftspartnern auf eine vertrauens- und respektvolle Grundlage stellt, und ergreift Initiativen zur Förderung des Austauschs von Informationen, der Inklusion und der Wertschätzung von Diversität im Hinblick auf Geschlecht, Alter und Lebensumstände..
2.5 Transparenz und Vollständigkeit der Informationen, Vertrauen und Zusammenarbeit
Frette verpflichtet sich, alle Stakeholder über die zu diesem Zweck beauftragten Funktionen auf klare und transparente Weise über ihre Situation und den Verlauf der Firma zu unterrichten, ohne eine Interessensgruppe oder eine Einzelperson dabei zu begünstigen.
Die Beziehungen mit den Stakeholdern auf allen Ebenen müssen auf Kriterien und Verhaltensweisen gestützt sein, die auf Loyalität, Ehrlichkeit, Zusammenarbeit und gegenseitigem Respekt über einen konstanten und transparenten Dialog basieren, in dem Bewusstsein, dass dies der einzige Weg ist, um die Fortsetzung der Beziehungen zum beiderseitigen Vorteil und ein nachhaltiges Wachstum des geschaffenen Werts zu gewährleisten.
Die Überzeugung, in irgendeiner Weise zum Vorteil der Firma zu handeln, stellt keine Rechtfertigung von Verhaltensweisen dar, die den oben genannten Grundsätzen widersprechen. Alle Personen, die bei Frette arbeiten, ohne Unterscheidung und ohne Ausnahme, setzen sich daher dafür ein, dass diese Grundsätze im Rahmen ihrer Funktionen und ihrer Verantwortungsbereiche eingehalten werden und veranlassen andere zu deren Einhaltung. Diese Pflicht erfordert es, dass auch die Personen, mit denen Frette aus irgendeinem Grund Beziehungen oder Verhältnisse pflegt, letzterer gegenüber mit Regeln und Modalitäten auftreten, die durch die gleichen Werte inspiriert werden.
2.6 Korruptionsbekämpfung
Frette hält sich an die innerstaatlichen und internationalen Vorschriften für Korruptionsverhütung und –bekämpfung.
Frette kämpft offen gegen alle Korruptionspraktiken, die den Erhalt unrechtmäßiger Vorteile sowohl von öffentlichen als auch von Privatpersonen zum Ziel haben.
Das Verhalten der Beschäftigten am Arbeitsplatz ist mit den Erfordernissen des Umweltschutzes vereinbar und trägt aktiv zur Erreichung der Reduktionsziele im Hinblick auf den Energie-, Wasser- und allgemeinen Materialverbrauch, des Ziels der sparsamen Verwendung der Betriebsmittel und des Ziels der Vermeidung und des Recyclings von Abfällen bei. Die Beschäftigten gehen sorgsam, bestimmungsgemäß und achtsam mit den Gerätschaften, dem Material, den Ausrüstungsgegenständen und technischen Instrumenten und allgemein mit jeglichen seitens der Gesellschaft bereitgestellten Ressourcen um. Alle Vorgesetzten legen in Bezug auf ihren jeweiligen Verantwortungsbereich und je nach Verantwortlichkeit der einzelnen Beschäftigten geeignete Verhaltensleitlinien im Hinblick auf den erwarteten Beitrag zur Erreichung der Ziele der Einsparung von Energie, Wasser und Verbrauchsmaterialien und der Abfalltrennung fest.
2.7 Engagement für den Umweltschutz
Frette ist sich bewusst, dass ihre Zukunft vom Schutz und von der Achtung der natürlichen Ressourcen abhängt.
Frette handhabt Risiken für die Umwelt durch die strikte Einhaltung der anwendbaren Vorschriften und verpflichtet sich, ihre Vorgänge ständig zu verbessern, um die Umweltauswirkung ihrer Tätigkeiten auf das Mindestmaß zu reduzieren.
Frette arbeitet mit Lieferanten zusammen, die sich mit gleichem Engagement für den Umweltschutz einsetzen und ihrerseits darum bemühen, die Umweltauswirkung ihrer Produkte und Dienste zu minimieren.
3. VERHALTENSKRITERIEN UND -NORMEN
Darüber hinaus sind die Verhaltenskriterien und –normen aufgeführt, die bei der Erbringung der Tätigkeiten der Gesellschaft eingehalten und ausgeführt werden müssen, um das Risiko abzuwenden, dass widerrechtliches oder ganz einfach nicht ethisches Benehmen zutage gelegt wird.
3.1 Beziehungen mit den Gesellschaftern und Corporate Governance
Das Ziel von Frette ist die Schaffung von Wert für die Gesellschafter. Daher werden die Voraussetzungen geschaffen, damit deren Beteiligung an den ihnen zustehenden Entscheidungen bewusst erfolgt, wobei die Gleichberechtigung und Vollständigkeit der Informationen und der Schutz ihres Interesses gefördert wird.
Das von Frette angewendete Corporate Governance-System entspricht den gesetzlichen Vorgaben und hat hauptsächlich folgende Zwecke:
3.2 Menschliche Ressourcen
Die menschlichen Ressourcen sind ein für die Existenz der Firma unerlässliches Element und ein kritischer Faktor für den erfolgreichen Wettbewerb auf dem Markt. Ehrlichkeit, Loyalität, Fähigkeit, Professionalität, Seriosität, technische Vorbereitung und Hingabe des Personals fallen daher unter jene Voraussetzungen, die entscheidend für das Erreichen der Gesellschaftsziele sind. Dies sind auch die Eigenschaften, die die Firma Frette von ihren Geschäftsführern, Beschäftigten und verschiedenen Mitarbeitern verlangt.
Daher wird die Handhabung der Berufs- und Zusammenarbeitsbeziehungen durch die Beachtung der Arbeitnehmerrechte und die volle Wertschätzung ihres Beitrags im Hinblick darauf angeleitet, dass deren Entwicklung und berufliches Wachstum begünstigt werden sollen.
Die Beschäftigten erfüllen ihre Aufgaben wirtschaftlich, effizient und effektiv. Bei der Erledigung der Verwaltungsaufgaben der Gesellschaft sind deren Betriebsmittel so einzusetzen, dass die Kosten und der Energieverbrauch eingedämmt, die ökologische Nachhaltigkeit und der Umweltschutz gewährleistet und die Qualität der Arbeitsergebnisse gleichwohl ohne Einbußen sichergestellt werden.
Frette verpflichtet sich überdies, eine Kultur der Sicherheit zu festigen und zu verbreiten, indem ein Risikobewusstsein entwickelt und ein verantwortliches Verhalten seitens aller Beschäftigten und Mitarbeiter gefördert wird, damit sie gesund bleiben und die Sicherheit gewahrt wird.
Von allen Beschäftigten und Mitarbeitern der Gesellschaft wird Engagement für loyales Handeln verlangt, damit die mit dem Arbeitsvertrag übernommenen Pflichten und die Bestimmungen aus diesem Ethikkodex eingehalten werden, indem die vorgegebenen Leistungen und die Einhaltung der gegenüber der Gesellschaft übernommenen Verpflichtungen gewährleistet werden. Um zur Entwicklung der Unternehmensziele beizutragen und sicherzustellen, dass diese Ziele von allen unter Beachtung der ethischen Grundsätze und der Werte von Frette verfolgt werden, ist die Betriebspolitik dahingehend ausgerichtet, dass jeder Beschäftigte, Berater und Mitarbeiter nach den oberhalb angeführten Werten und Merkmalen ausgewählt wird. Bei der Auswahl – die unter Beachtung der Gleichberechtigung und ohne Diskriminierung bezüglich der Privatsphäre und der Ansichten der Kandidaten erfolgt – arbeitet Frette daran, dass das neue Personal den Berufsbildern entspricht, die auch tatsächlich für die Bedürfnisse der Firma notwendig sind, wobei jede Art von Bevorzugungen und Begünstigungen vermieden wird.
Die Gesellschaft verpflichtet sich, im Zuge des Personalauswahl- und –einstellungsprozesses gemäß den einschlägigen Vorschriften kein Arbeitsverhältnis mit Personen einzugehen oder aufrechtzuerhalten, die keine Aufenthaltsgenehmigung haben oder eine annullierte, widerrufene oder abgelaufene Aufenthaltsgenehmigung, für die innerhalb der gesetzlichen Fristen keine Verlängerung beantragt wurde.
3.3 Beziehungen mit Kunden und Verbrauchern
Der Verhaltensstil gegenüber der Kundschaft basiert auf Bereitschaft, Respekt und Höflichkeit im Rahmen eines Zusammenarbeitsverhältnisses und höchster Professionalität. Die Gesellschaft verpflichtet sich, ihre Kunden nicht willkürlich zu diskriminieren, erstklassige Produkte und Dienste bereitzustellen, die den vernünftigen Erwartungen der Kunden gerecht werden und deren Sicherheit und Unversehrtheit schützen, sowie dass sie sich bei den Werbe- und geschäftlichen sowie allen anderen Mitteilungen an die Wahrheit hält. Ausdrücklich verboten sind insbesondere Promotion-Initiativen, die Kunden und Verbraucher zu einer falschen Wahrnehmung der Produkte der Gesellschaft verleiten könnten.
3.4 Beziehungen mit Drittpersonen
Frette verpflichtet sich, mit ihren Ansprechpartnern (Lieferanten, Vertreiber, Agenten, Auftragnehmer usw.) Beziehungen zu führen, die auf Gerechtigkeit und Loyalität basieren.
Es ist verboten, von Geschäftsführern, Generaldirektoren, Führungskräften, die für die Abfassung von Buchungsdokumenten der Gesellschaft zuständig sind, Aufsichtsratsmitgliedern, Liquidatoren oder Personen, die der Leitung oder Aufsicht letzterer unterstellt sind, die zur Gesellschaft gehören bzw. von privaten Einrichtungen, Agenten, Franchisenehmern, Handelspartnern, Bescheinigungsbefugten, Beratern, Dienstleistern und Lieferanten im Allgemeinen Geld, Geschenke oder sonstige Güter anzunehmen, diesen anzubieten oder zu geben oder zu versprechen, damit eine Handlung unter Verletzung der Pflichten, die zu ihrem Amt gehören, oder der Treuepflichten vorgenommen oder unterlassen wird.
Frette verlangt von ihren Lieferanten, sich an die Grundsätze aus dem „Frette Global Standard for Suppliers“ zu halten, die unerlässliche Werte des Betriebs im Sozial-, Umwelt- und operativen Bereich darstellen, und fördert die Einhaltung dieser Grundsätze, indem bei letzteren Prüfungen durchgeführt werden. Die Einkaufsprozesse basieren auf der Suche nach dem maximalen Wettbewerbsvorteil, auf der Gewährung der Gleichberechtigung für jeden Lieferanten, auf Loyalität und Unparteilichkeit. Die Auswahl der Lieferanten und die Festlegung der Einkaufsbedingungen stützen sich auf eine objektive Bewertung von Qualität, Preis und der Fähigkeit, Dienste mit angemessenem Niveau zu liefern und zu garantieren.
Wenn ein Beschäftigter Geschenke oder anderweitige Vorteile erhält, die nicht direkt einer normalen Höflichkeitsbeziehung zugeschrieben werden können, dann muss er sämtliche zweckmäßigen Initiativen ergreifen, um dieses Geschenk oder den anderweitigen Vorteil abzulehnen und seinen direkten Vorgesetzten in Kenntnis setzen.
3.5 Konzerninterne Beziehungen
Die Beziehungen zwischen den Gesellschaften des Frette-Konzerns basieren auf den Grundsätzen der Wahrheitstreue, Loyalität, Korrektheit, Vollständigkeit, Klarheit, Transparenz und Vorsicht unter Beachtung der Autonomie jeder Gesellschaft und der spezifischen Tätigkeitsbereiche.
3.6 Beziehungen mit der öffentlichen Hand
Die Beziehungen mit der öffentlichen Hand müssen immer klar, transparent und korrekt sowie durch die Beachtung der Bestimmungen von Gesetzen und Regelungen geprägt sein. Diese Beziehungen werden überdies ausschließlich über autorisierte Referenten geführt, innerhalb der Grenzen der ihnen zugewiesenen Befugnisse oder im Rahmen bzw. innerhalb der Grenzen ihrer eigenen Rolle und ihres Haftungsbereichs.
Die Gesellschaft verbietet allen, die in ihrem Interesse, Namen und Auftrag tätig sind – auch nur indirekt – Geld, Geschenke, Güter, Dienste, Leistungen oder Begünstigungen, die nicht fällig sind (auch was Anstellungsmöglichkeiten betrifft) im Rahmen der Beziehungen mit öffentlichen Beamten und/oder Beauftragten des öffentlichen Dienstes anzunehmen, anzubieten, zu versprechen oder zu fordern, um deren Entscheidungen zu beeinflussen und eine vorteilhaftere Behandlung oder Leistungen zu erhalten, die nicht fällig sind, oder für irgendwelche anderen Zwecke. Diese Vorgaben können nicht umgangen werden, indem auf unterschiedliche Formen von Beiträgen zurückgegriffen wird, die in Form von Sponsoring, Aufträgen und Beratungen und/oder Werbung die gleichen verbotenen Zwecke verfolgen.
3.7 Beziehungen mit den Aufsichtsbehörden
Die Gesellschaft verpflichtet sich zur vollumfänglichen und gewissenhaften Beachtung aller Vorgaben der Aufsichtsbehörden zur Einhaltung der auf die Gesellschaft anwendbaren Vorschriften, sowie zur Ausrichtung der Beziehungen mit den oben genannten Behörden auf maximale Zusammenarbeit und Transparenz.
Die Gesellschaft verpflichtet sich, Situationen zu vermeiden, in denen es zu Interessenskonflikten mit den Beschäftigten der Aufsichtsbehörden und ihren Familienmitgliedern kommt.
Alle Empfänger sind bei den Beziehungen mit den Aufsichtsbehörden wie folgt verpflichtet:
3.8 Beziehungen mit der Justizbehörde
Die Gesellschaft gewährleistet und fördert korrekte und transparente Beziehungen mit der Justizbehörde, die im Zeichen der Zusammenarbeit stehen.
Es ist verboten, auf die Person, die zur Abgabe von Erklärungen vor der Justizbehörde berufen ist, Druck auszuüben, um sie zu veranlassen, keine Erklärungen oder falsche Erklärungen abzugeben.
3.9 Beziehungen mit politischen Parteien, Gewerkschaftsorganisationen und sonstigen Verbänden
Frette verbietet die Ausschüttung direkter oder indirekter Beiträge beliebiger Art an politische Parteien, Gewerkschaften oder kulturelle bzw. karitative Organisationen in dem Versuch, sich materielle, geschäftliche oder persönliche Vorteile zu verschaffen oder aufrechtzuerhalten.
3.10 Buchungsaufzeichnungen
Sämtliche durchgeführten Transaktionen und Geschäfte müssen entsprechend verbucht werden und es muss möglich sein, den Entscheidungs-, Autorisierungs- und Abwicklungsprozess zu überprüfen. Für jedes Geschäft müssen geeignete Unterlagen zur Bestätigung vorhanden sein, die die Merkmale und Begründungen des Geschäfts bescheinigen, damit jederzeit Kontrollen durchgeführt werden können und damit belegt ist, wer das Geschäft genehmigt, durchgeführt, aufgezeichnet und überprüft hat.
3.11 Vertraulichkeit der Informationen und Schutz der personenbezogenen Daten
Frette gewährleistet die Vertraulichkeit der in ihrem Besitz befindlichen Informationen, sowie die Einhaltung der Vorschriften in Sachen Schutz personenbezogener Daten.
Frette verpflichtet sich zur Garantie, dass die erhobenen personenbezogenen Informationen gemäß den Bedingungen laut Vorschrift entsprechend geschützt werden und vermeidet die unsachgemäße oder nicht autorisierte Verwendung zum Schutz der Würde, des Image und der Vertraulichkeit jeder Person.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Angaben erfolgt auf rechtmäßige und korrekte Weise. In diesem Zusammenhang stellt Frette den Personen, von denen personenbezogene Daten verlangt werden, Informationen zur Verfügung, die sich unter anderem auf die Art der erhobenen Informationen, auf die Zwecke der Verarbeitung, auf die Personen, die Zugang zu diesen Informationen haben können, und auf die Modalitäten beziehen, wie man sich mit der Firma in Verbindung setzen kann.
Jede Information, von der aufgrund des Auftrags oder der Funktion innerhalb der Firma Kenntnis erlangt wurde, muss vertraulich bleiben. Die Empfänger
3.12 Schutz des geistigen und gewerblichen Vermögens
Die Gesellschaft fördert und investiert in Forschungs- und Innovationstätigkeiten für ihr geistiges und gewerbliches Vermögen und schützt es. Sie achtet ihrerseits das geistige und gewerbliche Eigentum Dritter.
Die Gesellschaft verlangt von allen Empfängern im Rahmen ihrer Funktionen und Verantwortung, dem Respekt und dem Schutz des geistigen und gewerblichen Vermögens besondere Aufmerksamkeit zu schenken und sich dessen Verwendung zu persönlichen Zwecken zu enthalten, sowie Dritten dessen Verwendung ohne Genehmigung der Gesellschaft zu verweigern.
Die Empfänger müssen auch jede Verletzung des geistigen und gewerblichen Vermögens Dritter verhüten, indem vor der Verwendung von Drittgütern und gemeinsam mit den zuständigen Abteilungen des Betriebs überprüft wird, ob alle Rechte, Lizenzen und Genehmigungen vorhanden sind, die gemäß den anwendbaren innerstaatlichen oder internationalen Vorschriften erforderlich sind.
3.13 Verhütung von Interessenskonflikten
Frette versucht bei ihrer Tätigkeit Situationen zu vermeiden, bei denen die in die Transaktionen verwickelten Personen im Konflikt mit den Interessen der Gesellschaften stehen oder dies den Anschein hat.
Beispielsweise liegt in folgenden Fällen ein Interessenskonflikt vor (Aufzählung unvollständig):
Das Auftreten von Situationen mit Interessenskonflikten steht nicht nur im Gegensatz zu den gesetzlichen Vorschriften und den im Ethikkodex festgelegten Grundsätzen, es ist auch schädlich für das Image und die Integrität der Firma.
Die Empfänger des Ethikkodex müssen alle Situationen vermeiden und sich jeglicher Tätigkeit enthalten, bei denen persönliches Interesse den Interessen der Firma entgegengesetzt wird oder die die Fähigkeit beeinträchtigen und behindern könnten, auf unparteiische und objektive Weise Entscheidungen im Interesse des Unternehmens zu treffen. Allgemeiner gesagt müssen die Empfänger bei ihren Beziehungen mit Dritten korrekt und transparent handeln. Es ist ausdrücklich verboten, auf widerrechtliche Begünstigungen, heimliche Abstimmungen oder die Einforderung persönlicher Vorteile für sich selbst oder andere zurückzugreifen.
3.14 Verbot von Geldwäschetätigkeiten
Die Gesellschaft hält die Vorschriften zur Verhütung von Geldwäsche, Hehlerei, Geldwäsche durch den Straftäter selbst und Finanzierung krimineller Tätigkeiten strikt ein und gewährleistet die Einhaltung der Bestimmungen der zuständigen Behörden.
Frette verweigert ausdrücklich sämtliche Beziehungen mit Vertragspartnern, die möglicherweise in kriminelle Tätigkeiten aller Art verwickelt sind, mit besonderer Bezugnahme auf die Geldwäsche.
Zu diesem Zweck müssen die Empfänger:
Es ist verboten, bei der Handhabung der Finanzflüsse Unregelmäßigkeiten zu tolerieren, die gemäß der normalen beruflichen Sorgfalt Anlass zu Verdacht bezüglich der Legalität und Ordnungsmäßigkeit der Herkunft des erhaltenen Geldes geben.
3.15 Zuwendungen und Sponsoring
Sponsoring und Zuwendungen für Gesellschaften oder Verbände, auch wenn diese nicht anerkannt sind, werden ordnungsgemäß autorisiert. Die betroffenen Vertragspartner werden eindeutig identifiziert, ebenso wie die Gründe für die Zuwendungen; der Transfer der wirtschaftlichen Werte erfolgt auf eine Art und Weise, dass die Nachverfolgbarkeit auf der Basis geeigneter Unterlagen garantiert ist.
3.16 Verwendung der Informationstechnik
Die Gesellschaft darf in Person ihrer Facility Manager alle zur Sicherstellung der Sicherheit und des Schutzes ihrer IT-Systeme, Informationen und Daten notwendigen Ermittlungen und Maßnahmen durchführen.
Bei jenen Ermittlungen sind Verfahrensvorschriften anzuwenden, die die Geschäftsführung nach Anhörung des Rechnungsprüfungsausschusses und des Aufsichtsrates beschließt. Im Fall der erlaubten Verwendung privater Elektronikgeräte erfolgt diese unter Beachtung sämtlicher Vorsichtsmaßnahmen, die von der Leitung zur Wahrung der Interessen des Unternehmens für nötig erachtet werden.
Beschäftigte haften für den Inhalt der von ihnen versandten E-Mails. Die Beschäftigten haben die Vorschriften der Gesellschaft zur Unterzeichnung dienstlicher E-Mails einzuhalten. Jede ausgehende Nachricht muss den Beschäftigten oder die Beschäftigte, der oder die sie versandt hat, sowie die Geschäftsstelle angeben, bei der er oder sie erreichbar ist. Der oder die Beschäftigte darf die vom Unternehmen bereitgestellte Informationstechnik für persönliche Angelegenheiten nutzen, sofern er oder sie sich dabei nicht vom Dienstort entfernt, die entsprechenden Zeiträume eng begrenzt sind und die Dienstaufgaben dadurch nicht vernachlässigt werden. In jedem Fall verboten ist außerdem die Verwendung der vom Unternehmen bereitgestellten Informationstechnik für andere als dienstliche oder darauf zurückgehende Zwecke, sofern eine solche Verwendung geeignet erscheint, die Sicherheit oder den guten Ruf der Frette srl zu gefährden.
Das Versenden beleidigender, diskriminierender oder anderweitig Haftungsrisiken für Frette bedeutender E-Mails ist verboten, sowohl innerhalb des Unternehmens wie aus diesem heraus.
3.17 Nutzung von Informationsquellen und Social Media
Verfügen Beschäftigte über Social-Media-Accounts, nutzen Sie diese in einer Weise, die verhindert, dass die von ihnen dort veröffentlichten eigenen oder fremden Meinungen und Inhalte auf irgendeine Weise dem Unternehmen zugeschrieben werden oder dessen Ansehen oder Bild beschädigen könnten.
In jedem Fall sind die Beschäftigten gehalten, sich sämtlicher Beiträge oder Kommentare zu enthalten, die das Ansehen, die Würde, oder das Bild der Gesellschaft oder ihrer Führungskräfte oder Beschäftigten in irgendeiner Weise beschädigen könnten.
Außerdem ist es den Beschäftigten verboten, Nachrichten, die sich direkt oder indirekt auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens beziehen, auf digitalen Plattformen öffentlich zu kommentieren. .
Bei der Bewertung der Schwere von Verstößen gegen die Bestimmungen der Absätze 1, 2 und 3 ist wesentlich auch zu berücksichtigen, inwiefern Beruf und Position des jeweiligen Beschäftigten auf der fraglichen sozialen Plattform rekonstruierbar oder gar ausdrücklich angegeben sind.
Das Unternehmen darf für jede einzelne digitale Plattform eine je spezifische „Social-Media-Richtlinie” verabschieden, um die Bestimmungen dieses Artikels entsprechend zu spezifizieren.
Eine solche spezifische „Social-Media-Richtlinie” legt insbesondere fest, welche Verhaltensweisen je nach Position und Aufgabenbereich des jeweiligen Beschäftigten das Ansehen von Frette schädigen könnten..
Sofern das Gesetz nichts anderes bestimmt, ist es den Beschäftigten verboten, Unterlagen oder Schulungsmaterial oder Informationen, über die sie aufgrund ihrer Arbeit für Frette verfügen, aus anderen als damit in Zusammenhang stehenden Gründen offenzulegen oder zu verbreiten.
4. ANWENDUNG DES ETHIKKODEX
4.1 Abfassung und Verbreitung
Die Gesellschaft verpflichtet sich, den Ethikkodex unter den Empfängern durch eigene Kommunikationstätigkeit zu verbreiten.
Um zu gewährleisten, dass der Ethikkodex richtig verstanden wird, werden regelmäßig Kommunikationsprogramme vorbereitet und abgewickelt, um die Kenntnis der ethischen Grundsätze und Vorschriften des Kodex zu fördern.
4.2 Meldungen
Alle Empfänger sind zur Einhaltung des Kodex sowie zur Meldung etwaiger Verhaltensweisen verpflichtet, die den darin enthaltenen Grundsätzen und Regeln nicht entsprechen.
Beschäftigte können Meldungen von Verstößen oder Anfragen um Erläuterungen zur Auslegung des Kodex an den Leiter ihrer Struktur oder an die Personalabteilung richten, und zwar per E-Mail oder über die verschiedenen hierzu befähigten Kanäle, die von der Gesellschaft bekanntgegeben werden.
Dieser Kodex ist auch ein Bestandteil des Organisationsmodells, das die Gesellschaft gemäß gesetzesvertr. Dekr. Nr. 231/2001 anwendet. Die Gesellschaft hat die im Folgenden näher dargelegten Kanäle aktiviert, um nicht nur dem Spitzenmanagement und den untergeordneten Abteilungen, sondern auch den Mitgliedern der Gesellschaftsorgane, Lieferanten und Mitarbeitern die Vorlage detaillierter Meldungen widerrechtlicher Verhaltensweisen (die auch nur abstrakt betrachtet zu einer eventuellen Verwaltungshaftung der Gesellschaft im Sinne des gesetzesvertr. Dekr. 231/2001 führen können und auf präzisen und übereinstimmenden faktischen Elementen basieren) zum Schutz der Integrität des Unternehmens zu ermöglichen, oder Meldungen von Verstößen gegen das Organisations- und Verwaltungsmodell, von denen sie im Zuge ihrer Funktionen und/oder Tätigkeiten Kenntnis erlangt haben.
Die Meldungen müssen schriftlich (anonym) in einer der folgenden Formen an das Aufsichtsorgan gerichtet werden:
Ungeachtet, welchen Kommunikationskanal der Meldungserstatter verwendet, die Gesellschaft verpflichtet sich, gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen jede erhaltene Meldung vertraulich zu behandeln, sie geheim zu halten und die Anonymität des Anzeigeerstatters zu wahren sowie zu garantieren, dass er keiner Form von Vergeltung ausgesetzt wird.
4.3 Sanktionsbestimmungen
Die Einhaltung der Vorschriften aus dem Ethikkodex muss als wesentlicher Bestandteil der Vertragspflichten der Beschäftigten betrachtet werden. Verstöße gegen die Vorschriften des Ethikkodex können eine Nichterfüllung der primären Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis oder ein Disziplinarvergehen darstellen, mit sämtlichen gesetzlichen Folgen auch in Bezug auf die Bewahrung des Arbeitsverhältnisses, und können den Ersatz für die daraus entstehenden Schäden nach sich ziehen.
Die Einhaltung der Vorschriften aus dem Ethikkodex muss als wesentlicher Bestandteil der Vertragspflichten nicht angestellter Mitarbeiter und/oder von Personen, die Geschäftsbeziehungen mit Frette unterhalten, betrachtet werden. Verstöße gegen die Vorschriften des Ethikkodex können eine Nichterfüllung der Vertragspflichten darstellen, mit sämtlichen gesetzlichen Folgen auch in Bezug auf die Vertragsauflösung und/oder die Auftragsaufhebung, und können den Ersatz für die daraus entstehenden Schäden nach sich ziehen.
Frette verpflichtet sich, Sanktionen vorzusehen und diese konsequent, unparteiisch und einheitlich zu ahnden, und zwar proportional zu den jeweiligen Verstößen gegen den Kodex und gemäß den geltenden Bestimmungen zur Regelung der Arbeitsverhältnisse.
5. VERABSCHIEDUNG UND ÜBERARBEITUNG DES KODEX
Der vorliegende Ethikkodex, der mit der betrieblichen Praxis übereinstimmt, wird vom Verwaltungsrat von Frette verabschiedet.
Jede Änderung und/oder Ergänzung wird vom Verwaltungsrat verabschiedet und unverzüglich an die Empfänger weitergeleitet.
* Deutsche Übersetzung des "Codice Etico" nur mit freundlicher Genehmigung. Im Falle von Abweichungen zwischen dieser Übersetzung und dem italienischen Text hat letzterer Vorrang